adhocvormen

Adhocvormen zijn tijdelijke organisatorische regelingen die zijn opgezet om een specifieke taak of probleem te behandelen. De term ad hoc komt uit het Latijn en betekent letterlijk 'voor dit doel'. In de praktijk gaat het om vormen die buiten de vaste organisatie-onderdelen bestaan en na voltooiing van de opdracht weer worden opgeheven. Typische vormen zijn ad hoc-commissies, taakgroepen, werkgroepen en projectteams, maar ook informele netwerken die tijdelijk operationeel zijn.

Kenmerkend is een beperkt mandaat, een vaste tijdslijn en een beperkte samenstelling. Vaak komen leden uit meerdere afdelingen of zelfs externe partners, gekozen op basis van benodigde kennis of vaardigheden. Bij de oprichting worden mandaat, bevoegdheden, middelen en rapportage vastgesteld; het leiderschap kan bij een voorzitter of een kernteam liggen. Besluitvorming kan centraal of via een afgesproken besluitvormingsprocedure verlopen, en de resultaten worden gerapporteerd aan een hogere leidinggevende laag of directie.

Voordelen zijn onder meer een snelle respons, doelgerichte expertise en flexibiliteit bij veranderende omstandigheden. Nadelen kunnen bestaan uit gebrek aan continuïteit, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en afstemming met reguliere processen, wat duplicatie of conflicten kan veroorzaken. Een succesvolle adhocvorm vereist een duidelijke afbakening van taak en duur, een bevoegdheidskader, voldoende middelen en een exitplan. Toepassingsgebieden zijn onder meer beleidsvoorbereiding, crisis- of incidentmanagement en de implementatie van korte tot middelhoge complexiteitsprojecten. Zonder zorgvuldig ontwerp kunnen adhocvormen ad hoc blijven bestaan en hun doel missen.