Retentieplicht

Retentieplicht is de juridische plicht om bepaalde informatie, documenten of voorwerpen te bewaren voor een vastgestelde duur of tot een bepaald moment. De bedoeling is dat deze gegevens beschikbaar blijven voor controles, audits, handhaving of mogelijke juridische procedures. De retentie kan voortkomen uit wet- en regelgeving, uit contractuele afspraken of uit administratieve beleidslijnen van organisaties.

In verschillende sectoren bestaan specifieke retentieverplichtingen. In de fiscale en financiële sector moet men doorgaans boekhouding, facturen en betalingsbewijzen bewaren voor een aantal jaren, afhankelijk van de geldende regels. In civiele en bedrijfsrechtelijke contexten kunnen partijen verplicht worden om relevant bewijs te bewaren tot het einde van een procedure of totdat vorderingen zijn verjaard. In het privacy- en databereich geldt vaak dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is, tenzij er een wettelijke of legitieme reden voor langere bewaring bestaat.

Implementatie van een retentieplicht vindt doorgaans plaats via een retention schedule of bewaarbeleid. Organisaties bepalen welke gegevens bewaard moeten worden, in welke vorm (digitaal of fysiek), waar ze opgeslagen zijn en wanneer ze vernietigd mogen worden. Het doel is zo goed mogelijk te kunnen voldoen aan controles en procedures, zonder onnodig data langer te bewaren dan nodig.

Niet-naleving van retentieplicht kan leiden tot sancties, verlies van rechten in procedures of nadelige beoordelingen bij audits, en in sommige gevallen tot spoliatie van bewijs. De retentieplicht staat vaak in relatie tot bewaarplichten en preservatieplicht en raakt tevens aan privacy- en gegevensbeschermingsregels.

Zie ook bewaarplicht, preservatieplicht, gegevensretentie.