Orderontvangst

Orderontvangst is in de commerciële logistiek het moment waarop een leverancier een klantorder officieel ontvangt en registreert in zijn systemen. Dit proces markeert het begin van de orderafhandeling en kan zowel handmatig als geautomatiseerd plaatsvinden. Vaak wordt onderscheid gemaakt tussen ontvangst en orderbevestiging.

Bij orderontvangst worden relevante gegevens vastgelegd: klantgegevens, ordernummer, producten, aantallen, prijzen, leveringsdatum, leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden. De ontvangst kan via verschillende kanalen plaatsvinden: een webportal, e-mail, fax, telefoon of elektronisch via EDI of een elektronisch bestelsysteem.

Na ontvangst wordt gecontroleerd of de order correct is, of de artikelen op voorraad zijn of kunnen worden gepland, en of krediet- of betalingsvoorwaarden gelden. Het systeem kan automatisch controles uitvoeren en een leverdatum bepalen. Vaak volgt een orderbevestiging waarin datum en voorwaarden worden bevestigd.

Het moment van orderontvangst beïnvloedt de operationele planning: starten van productie of inkoop, planning van picking en verzending en het vaststellen van levertijden. Fouten bij ontvangst kunnen leiden tot verkeerde artikelen, dubbele invoer of vertraagde verzending.

In contracten en logistieke processen fungeert orderontvangst als formele start van het fulfilmentproces. Bedrijven gebruiken vaak ERP-systemen en EDI om ontvangst te registreren en traceerbaarheid te waarborgen. KPI's zoals de orderdoorlooptijd en de nauwkeurigheid van het orderpicken worden uit deze gegevens afgeleid.