Kwaliteitsdocumentatie

Kwaliteitsdocumentatie is de verzameling documenten die het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsprocessen van een organisatie vastlegt en ondersteunt. Het vormt een integraal onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) en dient als referentie voor planning, uitvoering, monitoring en verbetering van processen. De documenten beschrijven wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is, welke middelen nodig zijn en welke criteria voor succes gelden. Belangrijke onderdelen zijn onder meer het kwaliteitshandboek, beleid, procedures, werk- en werkinstructies, formulieren en sjablonen, registraties en rapportages, audit- en evaluatierapporten en wijzigings- en versiespecificaties.

Beheer en controle: kwaliteitsdocumenten worden aangemaakt en beoordeeld door de relevante functionarissen, goedgekeurd door bevoegde personen, beschikbaar gesteld aan betrokken medewerkers en regelmatig herzien. Wijzigingen worden vastgelegd in revisies en datum, met traceerbaarheid en bewaartermijnen. Toegang en distributie zijn vaak gebaseerd op rol of afdeling, en verouderde documenten worden verwijderd of geblokkeerd.

Doel en toepassing: de documentatie zorgt voor consistentie, compliance, training en aantoonbare verantwoording tijdens interne en externe audits. In veel sectoren gelden wettelijke en normen zoals ISO 9001, die eisen stellen aan de controle van documenten, archivering en documentstatus.

Digitale en fysieke opslag: documenten worden vaak digitaal bewaard met metadata, versiebeheer en zoekfunctionaliteit, maar fysieke opslag is nog steeds mogelijk. Duidelijke verantwoordelijkheid en een gestandaardiseerde structuur vergemakkelijken audits, verbeterinitiatieven en continue kwaliteit.