Inventarisatie

Inventarisatie is het systematisch registreren van voorraden, bezittingen en (in sommige gevallen) gegevens, met als doel een actueel en volledig overzicht te creëren. Het begrip wordt breed toegepast, onder meer in bedrijfsadministratie, asset- en facilities management, bibliotheken, musea en archieven. Doeleinden omvatten ondersteuning van beheer en onderhoud, financiële verslaglegging, risicoanalyse, verzekering en verantwoording aan interne of externe partijen. Een inventaris kan zowel materiële goederen als immateriële activa bevatten, en kan ook verwijzingen naar documenten, processen of digitale middelen omvatten.

De uitvoering van een inventarisatie omvat meestal planning, afbakening van scope, gegevensverzameling en verificatie. Kernonderdelen zijn identificatie, omschrijving, telling of telling op basis van steekproefsgewijze of volledige aantallen, classificatie en codering, en registratie van relevante kenmerken zoals locatie, staat van onderhoud, aankoopdatum en waarde. Bij organisaties vaak geïntegreerd met een ERP- of asset managementsysteem. Methodieken omvatten fysieke telling (stocktake), cyclusinventarisatie, barcode- of RFID-scanning, en, in erfgoedinstellingen, beschrijving en conditionerapportage van items.

Het eindresultaat is een inventarisregister of -bestand waarop eerder geregistreerde gegevens verantwoord en waar nodig gecertificeerd kunnen worden, naast rapportages die afwijkingen en aanbevelingen voor actie tonen. Regelmatige of cyclusinventarisatie helpt bij het benutten van middelen, het opsporen van verliezen, en het verbeteren van interne controles. Uitdagingen zijn onder meer het waarborgen van volledigheid en nauwkeurigheid, het bijhouden van veranderingen, de kosten van tellingen en de beveiliging van gevoelige informatie. In het Nederlands worden de termen inventaris en inventarisatie vaak samen gebruikt; gerelateerde concepten zijn asset management en stocktaking.