Bestellprozesse
Bestellprozesse bezeichnen die systematischen Abläufe und Kontrollen, die zur Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen in einer Organisation eingesetzt werden. Sie verbinden Bedarfsermittlung, Freigabe, Bestellung, Lieferung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Bezahlung und dienen der Sicherstellung von Kostenkontrolle, Transparenz und Rechtskonformität.
Aufbau und Ausprägung von Bestellprozessen hängen von Größe, Branche und IT-Landschaft ab. Typischerweise unterscheiden sich manuelle
Ziele umfassen Kostenreduktion, Beschleunigung der Durchlaufzeiten, Minimierung von Fehlern und Betrug, Stärkung der Lieferantenbeziehung sowie Nachvollziehbarkeit
Typische Prozessschritte sind Bedarfsermittlung und Genehmigung, Lieferantenauswahl, Erstellung des Bestellauftrags, Bestellüberwachung, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Zahlungsabwicklung und Archivierung.
Rollen und Governance betreffen Fachabteilungen, Einkauf, Finanzwesen, Wareneingang und Lieferanten. Die Trennung von Funktionen (Vier-Augen-Prinzip) sowie
Risiken und Kontrollen umfassen Doppelbestellungen, unvollständige Lieferanteninformationen, Betrug und Lieferschwierigkeiten. Geeignete Gegenmaßnahmen sind katalogbasierte Mengenprüfungen, automatische
Rechtlicher Kontext: In Deutschland gelten GoBD und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen für digitale Belege und Belege der Rechnungsprüfung;