Prozessschritte

Prozessschritte sind die einzelnen Aktivitäten, die in einem Geschäftsprozess nacheinander durchgeführt werden, um ein Ziel zu erreichen. Sie formen die Ablauflogik, legen Verantwortlichkeiten fest und dienen der Strukturierung komplexer Abläufe. In Prozessmodellen werden Schritte oft als Kästchen oder Symbole dargestellt und durch Reihenfolgen und Bedingungen verbunden.

Jeder Schritt hat Eingaben und Ausgaben, einen Zweck, Ressourcen (Personen, Maschinen, Informationen) und in der Regel eine Dauer. Prozessschritte können einfache Aufgaben oder Teilprozesse sein, die später erneut angewendet werden. Sie ermöglichen Standardisierung, Reproduzierbarkeit und Messbarkeit von Leistungskennzahlen wie Durchlaufzeit oder Fehlerquote.

In der Praxis werden Prozessschritte in Diagrammen wie Flussdiagrammen oder BPMN-Modellen abgebildet. Sequenzen, Verzweigungen, Parallelauslasten und Abhängigkeiten werden sichtbar, sodass Engpässe erkannt und Optimierungen vorgenommen werden können. Die Gestaltung folgt oft Prinzipien der Prozessorientierung, Lean-Methoden und Qualitätsmanagement.

Beispiel: In der Auftragsabwicklung umfassen Prozessschritte typischerweise Auftragseingang, Prüfung der Verfügbarkeiten, Kommissionierung, Verpackung und Versand sowie Dokumentation. Durch klare Definitionen der Vor- und Nachbedingungen, Verantwortlichkeiten und Messgrößen lassen sich Effizienz steigern und Fehler vermeiden.