Aktenhaltung

Aktenhaltung bezeichnet die ordnungsgemäße Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die von einer Organisation erstellt oder empfangen werden. Ziel ist die zeitnahe Verfügbarkeit, Nachprüfbarkeit, Rechts- und Beweissicherheit sowie die langfristige Nutzbarkeit der Dokumente. Sie gilt für analoge Akten in Papierform ebenso wie für digitale Unterlagen, E-Mails und elektronische Records.

Zentrale Bestandteile der Aktenhaltung sind der Aktenplan, die Aktenführung und die Aktenaufbau- sowie Ablagestruktur. Dokumente werden nach festgelegten Kriterien klassifiziert, mit Aktenzeichen versehen und in einer strukturierten Ordnung abgelegt. Der Lebenszyklus reicht vom Entstehen eines Dokuments über Klassifikation, Versionierung, Speicherung, Zugriffskontrolle und revisionssichere Archivierung bis zur revisionsgerechten Vernichtung am Ende der Aufbewahrungsfrist.

Rechtliche Rahmenbedingungen variieren je nach Rechtsgebiet und Branche. In Deutschland regeln u. a. Handels- und Steuerrecht (HGB, AO), Archivgesetze des Bundes und der Länder sowie das Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG) den Umgang mit personenbezogenen Daten. Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Art der Dokumente und der einschlägigen Vorschriften; sie dienen der Rechenschaftspflicht und der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.

Im digitalen Bereich umfasst Aktenhaltung zusätzlich Metadaten, Versionierung, Zugriffskontrollen, Backup und Langzeitarchivierung. Technische Maßnahmen wie Formatkonvertierung, Migration älterer Dateien und regelmäßige Integritätsprüfungen sichern langfristige Lesbarkeit und Unveränderlichkeit der Akten.

Herausforderungen sind Compliance-Anforderungen, Datenschutz, Informationssicherheit, Datenüberwachung, Datenentkopplung bei Mitarbeiterwechseln sowie die technische Langzeitarchivierung wachsender Dateimengen. Gute Praxis umfasst klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Aktenpläne, konsistente Namens- und Metadatenkonventionen, regelmäßige Überprüfungen und Schulungen.