Aankooprol

Aankooprol, in Dutch procurement practice, verwijst naar de toewijzing van verantwoordelijkheden binnen het inkoopproces. Het beschrijft wie verantwoordelijk is voor welke acties in elk stadium en hoe bevoegdheden worden gemandateerd. Een dergelijke rolverdeling bevordert controle, transparantie en efficiëntie bij aankopen.

Typische rollen zijn onder meer: initiateur of behoeftehouder (identificeert behoefte en definieert randvoorwaarden); inkoper (uitvoeren van het inkoopproces, opstellen en plaatsen van opdrachten); budgethouder (controleert beschikbaarheid en toewijzing van kosten); goedkeuringsbevoegde (machtiging tot aanschaf bij bepaald bedrag of risico); gebruiker (eindgebruiker van het product of dienst); leverancier/contractmanager (leveringen en naleving van contracten).

Governance en proces: Aankooprollen moeten voldoen aan interne beleid en externe regelgeving. Kenmerken zijn scheiding der bevoegdheden, duidelijke autorisatieschema's, audit trails en meldingslijnen. Inkoopactiviteiten volgen doorgaans een stappenplan: behoefte identificeren, specificeren van requirements, leveranciersselectie, prijs- en contractonderhandelingen, inkooporder, ontvangst en factuurverwerking, evaluatie van prestaties.

Technologische ondersteuning: Veel organisaties ondersteunen aankooprollen met e-procurement-systemen en ERP, die workflows en toegangsrechten automatisch beheren.

Variatie: De exacte terminologie en indeling verschilt per organisatie; de term aankooprol is geen universeel standaardtijd en wordt soms vervangen door 'kooprol' of 'inkooprol'.

Zie ook: inkoop, procurement, purchase order, contractbeheer.