werkgegevens

Werkgegevens is een verzameling persoonsgegevens die direct betrekking heeft op iemands arbeidsovereenkomst en werkzaamheden. In HR- en loonadministraties wordt hiermee de informatie bedoeld die nodig is om de arbeidsrelatie te organiseren, verloning te verzorgen en arbeidsvoorwaarden te controleren.

Typische onderdelen van werkgegevens zijn onder meer identificatie- en contractgegevens (naam, personeels- of medewerkersnummer, indiensttredingsdatum, contracttype en duur), functie en afdeling, en informatie over arbeidstijden (werkdagen, lestijden, fulltime/parttime). Daarnaast omvatten ze verlof en verzuim (verlofrechten, ziekteverzuim), beloning (salaris of loon, loonheffing, toeslagen, betalingsgegevens) en overige arbeidsvoorwaarden (pensioenregeling, verzekeringen). Ook kunnen gegevens over scholing, functieniveau en relevante wijzigings- of afgesloten afspraken worden opgenomen.

Beheer en privacy van werkgegevens vinden plaats binnen een HR-systeem of personeelsdossier. De verwerking gebeurt volgens geldende wet- en regelgeving en is gericht op het aangaan, uitvoeren en beëindigen van de arbeidsovereenkomst, alsook op correcte loonbetalingen en compliance. Gegevens kunnen worden gedeeld met betrokken partijen zoals de loonadministratie, pensioenfondsen, verzekeraars en belastingautoriteiten, terwijl beveiliging, toegangsrechten en meldingsplicht over hoe data worden verwerkt essentieel zijn.

Onder werknemersrechten vallen inzage, correctie, beperking, overdraagbaarheid en, in bepaalde omstandigheden, verwijdering van persoonsgegevens. Werkgegevens worden doorgaans bewaard conform de toepasselijke bewaartermijnen en privacybeleid, met aandacht voor minimale gegevensverwerking en beveiliging.

Zie ook: HR-management, loonadministratie, personeelsdossier,-data protection en privacywetgeving.