personeelsdossier

Een personeelsdossier is een verzameling van persoonsgegevens van een werknemer die door de werkgever wordt bijgehouden ten behoeve van personeelsadministratie, salarisadministratie en naleving van wet- en regelgeving. Het dossier kan zowel fysieke als digitale bestanden bevatten en wordt doorgaans beheerd door de HR-afdeling of een aangewezen functionaris.

Veel voorkomende inhoud van een personeelsdossier omvat de arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen, loon- en salarisgegevens, verlof- en ziekteregistratie, functionerings- en beoordelingsgesprekken, opleidings- en certificaatinformatie, correspondentie met de werknemer, en relevante communicatie over disciplinaire maatregelen. Medische gegevens komen alleen voor wanneer dat noodzakelijk is voor het werk en worden extra beschermd. Segregatie en verwerking van gezondheidsinformatie vereist bijzondere zorg en beperkte toegang.

In de Europese Unie, en dus in Nederland, valt de verwerking van deze gegevens onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR). Werknemers hebben rechten zoals inzage, correctie, beperking van verwerking, dataportabiliteit en in sommige gevallen verwijdering. Verwerking moet een legitiem doel hebben, gebeuren met minimale gegevens en getroffen beveiligingsmaatregelen. Verwerkersovereenkomsten en een verantwoordingsplicht (DPO in sommige gevallen) zijn vereist voor externe partijen.

Beheer en beveiliging van het dossier richten zich op beperkte toegang, passende fysieke en digitale beveiliging en bewaartermijnen die gelden per soort gegevens. Bij beëindiging van de dienstverband blijft vaak een gereguleerd deel van het dossier bewaard voor referentie en wettelijke verplichtingen, terwijl persoonsgegevens die niet langer nodig zijn, op grond van privacyregels worden verwijderd of geanonimiseerd.