presentielijst

Een presentielijst is een overzicht van aanwezige personen tijdens een bijeenkomst, lesuur, training of evenement. Het doel is om aantoonbaar aanwezigheid vast te leggen en zo verantwoording en administratieve follow-up mogelijk te maken. Een presentielijst kan zowel op papier als digitaal worden bijgehouden en bevat meestal velden zoals naam, datum en de aanwezigheidstatus (aanwezig, afwezig, of te laat). In sommige gevallen kunnen aanvullende gegevens worden gevraagd, zoals klas of groep, en soms een handtekening.

Toepassingsgebieden van een presentielijst zijn onder meer onderwijs, bedrijfsleven en georganiseerde activiteiten. In scholen en universiteiten wordt de presentielijst gebruikt om aanwezigheid te registreren voor lesvoorwaarden, evaluaties en eventuele subsidierichtlijnen. Bij trainingen en cursussen dient het als bewijs van deelname voor certificeringen of accreditatie. Bij vergaderingen en evenementen kan het dienen als register van aanwezigen voor facturering, toegankelijkheidscontrole of statistische doeleinden.

Creatie en beheer verlopen doorgaans via twee processen: handmatig door een docent of organisator aan het begin van een sessie, of digitaal via presentie-apps en leeromgevingen die records kunnen bijhouden, tijdstippen registreren en exporteren naar bestanden. Digitale systemen kunnen ook functies bevatten zoals handtekeningverificatie, QR- of barcode-scanning, en koppelingen met andere systemen voor personeels- of studentenadministratie.

privacy en regelgeving: presentielijsten bevatten persoonlijke gegevens en vallen onder privacywetgeving zoals de AVG/GDPR. Organisatoren moeten duidelijke instructies geven over waarom gegevens worden vastgelegd, toegang beperken tot bevoegde personen, en bewaartermijnen vastleggen. De verwerking moet proportioneel en doelgebonden zijn. >