objectinventarisatie

Objectinventarisatie is het systematisch registreren en beschrijven van objecten binnen een collectie, instelling of organisatie om eigendom, locatie, staat van conservering en waarde vast te leggen en te beheren. Het kan toegepast worden in musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken, archieven, bedrijven en overheidsorganisaties waar tastbare objecten aanwezig zijn. Doel is betrouwbare informatie, risicobeheer, verzekeringsafhandeling en verantwoording tegenover subsidieverleners en toezichthouders.

Het proces omvat meestal het bepalen van de scope, identificatie en lokalisatie van objecten, inspectie en beschrijving, het vastleggen van metadata (titel, maker, datum, materiaal, afmetingen), provenance en juridische status, conditie en conserveringsbehoeften, en het vastleggen van de cultuurhistorische context. Objecten worden voorzien van een uniek objectnummer en vaak van barcodes of RFID-tags. Foto’s en aanvullende documentatie worden opgeslagen in een catalogus of digitaal systeem. Periodieke controles en re-inventarisaties zorgen voor actualiteit.

Technische aspecten en standaarden variëren per sector. Veelgebruikte elementen zijn metadata-schema’s (bijv. Dublin Core, METS), catalogiseer- en opslagsystemen en identificatiemiddelen zoals barcodes of RFID. In museale omgevingen wordt ook vaak gewerkt met concepten uit CIDOC CRM voor semantische beschrijving, terwijl bibliotheek- en archiefsomgevingen andere standards volgen. Het resultaat is een toegankelijke inventarisatie die locatie, toestand en eigendom van objecten inzichtelijk maakt, en die dient als basis voor beheer, conservering, verhuur, uitwisseling of deontologie van de collectie. Een goed uitgevoerde objectinventarisatie ondersteunt transparantie, sneller verliespreventie en betere besluitvorming.