klantinformatie

Klantinformatie is gegevens die een organisatie over haar klanten verzamelt, vastlegt en gebruikt om de relatie te beheren en om producten en diensten te leveren. Het kan zowel persoonsgegevens als overige gegevens betreffen die relevant zijn voor de dienstverlening.

Veelvoorkomende soorten klantinformatie zijn: contactgegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoon), demografische gegevens (leeftijd, geslacht, locatie), transactie- of aankoophistorie, voorkeuren en interesses, communicatievoorkeuren, service- en klachtenhistorie, en interactiegegevens uit ondersteuningskanalen.

Organisaties verzamelen deze informatie uit verschillende bronnen en systemen, zoals klantrelatiebeheersystemen (CRM), ERP-systemen, website- en app-interacties, transacties, klachten- en supporttickets en marketingautomatisering.

Doel is uiteenlopend: klantenservice en orderafhandeling, communicatie en facturering, personalisatie van aanbiedingen, naleving van regelgeving, en analyse ter verbetering van producten en processen.

Veilig verwerken van klantinformatie vereist naleving van privacywetten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Organisaties moeten wettelijke grondslagen hebben (bijv. toestemming of contract), expliciete privacyverklaringen geven, rechten van betrokkenen respecteren (inzage, rectificatie, verwijdering, dataportabiliteit) en bewaartermijnen vaststellen.

Beveiliging omvat toegangscontrole, encryptie, logging en regelmatige audits. Data-eigenaren dragen verantwoordelijkheid; een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) kan betrokken worden bij naleving. Dataretentiebeleid bepaalt hoe lang informatie wordt bewaard en wanneer het wordt verwijderd.

Klantinformatie moet accuraat, volledig en tijdig zijn. Organisaties moeten toestemming en transparantie waarborgen: duidelijke privacyvoorwaarden en opt-out mogelijkheden voor marketing, en voorkomen van misbruik en onnodige profilering.

Potentiële risico's zijn datalekken, foutieve gegevens of ongeoorloofde toegang. Organisaties stellen incidentrespons, risicobeoordeling en regelmatige training in om deze risico's te beheersen.