inkoopopdrachten

Een inkoopopdracht, vaak aangeduid als inkoopopdracht of purchase order, is een door een koper aan een leverancier verzonden document dat de aankoop van specifieke goederen of diensten bevestigt onder afgesproken voorwaarden. De opdracht dient als formeel mandaat tot levering en betaling en wordt doorgaans bindend zodra de leverancier de opdracht accepteert. Een inkoopopdracht bevat meestal: een uniek PO-nummer, datum, koper en leverancier, leveringsadres, gewenste levertijd, valuta en betalingsvoorwaarden, en leveringsvoorwaarden zoals incoterms; daarnaast een overzicht van te leveren artikelen met omschrijving, artikelnummers, hoeveelheden, prijzen en subtotalen, plus eventuele referenties naar contracten en aanvullende voorwaarden.

Het opstellen en afgeven van een inkoopopdracht vindt meestal plaats in een inkoop- of ERP-systeem en verloopt via goedkeuringsprocessen. Na uitgifte wordt de opdracht aan de leverancier verzonden en kan deze door de leverancier worden bevestigd. Bij de ontvangst van goederen of diensten vindt doorgaans een goederenontvangst plaats en bij facturering een controle op de betaling. Een belangrijke controle is de drieledige afstemming tussen de inkoopopdracht, de goederenontvangst en de factuur, om betaling te koppelen aan levering en prijsafspraken.

Er bestaan verschillende typen inkoopopdrachten, waaronder standaard PO’s voor routinematige aankopen, blanket- of raamovereenkomsten (geregistreerde voorwaarden voor meerdere leveringen), en geplande of back-to-back PO’s die voortvloeien uit subcontracting of projecten. Inkoopopdrachten spelen een centrale rol in spendmanagement, voorraadbeheer en leveranciersprestatie, en worden steeds vaker elektronisch beheerd via e-procurement en integratie met ERP-systemen.