inkomstenfactuur

Een inkomstenfactuur is een document dat een leverancier aan een afnemer stuurt om betaling te vorderen voor goederen of diensten die zijn geleverd. Het functioneert als bewijs van inkomsten voor de verkoper en als bronstuk voor de financiële administratie en de btw-aangifte.

Een inkomstenfactuur bevat doorgaans: de datum en een uniek factuurnummer; namen en adressen van verkoper en koper; een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, hoeveelheid en eenheidsprijs; het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, het totaalbedrag en de valuta; betalingsvoorwaarden en vervaldatum; bankgegevens en het btw-identificatienummer van de verkoper; eventuele vermelding van btw-regelingen zoals intracommunautaire leveringen of verlegging van btw.

In de Nederlandse praktijk gelden voor facturen specifieke wettelijke vereisten. Voor ondernemers kan een vereenvoudigdefactuur toegestaan zijn bij kleine transacties. Bij internationale leveringen binnen de EU gelden extra regels, zoals het vermelden van het btw-nummer van de afnemer en aanduidingen als btw-verlegd, afhankelijk van de situatie.

Administratief gezien creëert het uitreiken van een inkomstenfactuur een vordering op de klant en registreert het de omzet in de boekhouding. De inkomsten en daarbij horende btw moeten in de juiste verslagperiode worden verantwoord en gerapporteerd. Facturen moeten doorgaans zeven jaar bewaard blijven voor fiscale en administratieve doeleinden. Elektronische facturering is gebruikelijk en vaak toegestaan.

Varianten en verwante documenten: een pro forma-factuur is geen betalingsverplichting maar een offerte; een creditnota corrigeert eerder verzonden facturen bij afwijkingen of retouren. Programspecifieke formats kunnen per land en sector verschillen.