Facturen

Facturen zijn documenten die een leverancier aan een afnemer stuurt om betaling te vorderen voor geleverde goederen of diensten. Ze fungeren als formele betalingsverzoeken en dienen tegelijk als financiële registratie voor de partijen, wat belangrijk is voor boekhouding, audits en belastingaangifte.

Een factuur bevat doorgaans: een uniek factuurnummer en datum; namen en adressen van verkoper en koper; een omschrijving van de geleverde goederen of diensten met hoeveelheid en prijs; subtotale bedragen en eventuele kortingen; het toegepaste btw-tarief en btw-bedrag; het totaalbedrag; betalingstermijn en betaalgegevens; leveringsdatum; en, voor EU-situaties, btw-nummers van beide partijen en verwijzing naar een eventuele verleggingsregeling.

Juridische en fiscale vereisten voor facturen variëren per land. In veel rechtsgebieden is een factuur vereist voor btw-aftrek en als bewijs van betaling. Voor elektronische facturering bestaan normen en systemen zoals PEPPOL in de Europese Unie, die digitale facturen gestandaardiseerd en uitwisselbaar maken. Daarnaast kunnen sommige kleine transacties volstaan met een vereenvoudigde factuur of een pro-formafactuur, afhankelijk van de lokale regels.

Behandelingsproces: facturen worden doorgaans uitgegeven, verzonden, ontvangen en in de administratie verwerkt, waarna betaling volgt en de transactie in de boekhouding wordt verwerkt. Facturen worden bewaard voor audits en fiscale controles, volgens bewaarplichten die per jurisdictie gelden.

Samengevat vormen facturen de kern van zakelijke betalingen en financiële verslaggeving, en hun correcte opmaak en tijdige afhandeling dragen bij aan liquiditeitsbeheer en naleving.