incidentenrapporten

Een incidentenrapport is een formeel document waarin een incident, een bijna-incident of een onveilige situatie wordt vastgelegd met als doel lessen te trekken en herhaling te voorkomen. Het rapport dient als basis voor analyse, verbetering van processen en het nemen van maatregelen om risico’s te verminderen.

Het begrip wordt in veel sectoren gebruikt, zoals gezondheidszorg, vervoer, industrie, IT en publieke dienstverlening. Incidentenrapportage dient zowel incidenten als near-misses te registreren en draagt bij aan transparantie en leeractiviteiten binnen organisaties. Belangrijke motieven zijn het bevorderen van veiligheid, het waarborgen van kwaliteit en het voldoen aan (interne) richtlijnen en externe regelgeving.

Een typisch incidentenrapport bevat kerngegevens zoals datum en tijd, locatie, betrokkene(n), aard van het incident, ernst, en de directe gevolgen. Verder includeert het een beschrijving van de opeenvolging van gebeurtenissen, waarschijnlijke oorzaken, en eventuele directe maatregelen die zijn genomen. Het rapport beschrijft ook een plan voor corrigerende en preventieve acties, aangewezen verantwoordelijken en termijnen, en een follow-up om de effectiviteit te controleren.

Het opstellen van incidentenrapporten gebeurt vaak in een gestandaardiseerd proces met een formele analyse, waaronder vaak een root-causesanalyse of vergelijkbare methoden. Privacy en vertrouwelijkheid zijn belangrijke overwegingen; gegevens worden waar mogelijk geanonimiseerd en behandeld volgens relevante privacywetgeving en interne protocollen.

Hoewel incidentenrapporten bijdragen aan veiligheid en leren, bestaat er risico op onderrapportage en een blamecultuur. Een neutrale, niet-pjeren houding en een lerende organisatie zijn essentieel voor effectieve toepassing.