identiteitsretentie

Identiteitsretentie is het praktijkbegrip voor het bewaren van identificeerbare persoonsgegevens door een organisatie. Het doel is vaak om identiteit te verifiëren, fraude te voorkomen en te voldoen aan wettelijke of contractuele verplichtingen. Tot identiteitsgegevens behoren onder meer naam, adres, geboortedatum, identificatienummers, kopieën van documenten en, in sommige gevallen, biometrische gegevens. De bewaartermijn moet proportioneel zijn aan het doel en de gegevens daarna vaak worden verwijderd, geanonimiseerd of samengevat.

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt dat verwerking van identiteitsgegevens een rechtsgrondslag nodig heeft, een specifiek doel en een beperkte bewaartermijn. Organisaties moeten bewaartermijnen vaststellen die aansluiten bij het doel van de verwerking. Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is; bij een voltooid doel of op verzoek van de betrokkene kan verwijdering, anonimisering of beperking plaatsvinden. Bij sommige omstandigheden kan ook een gerechtvaardigd belang als grondslag dienen, mits passende waarborgen worden getroffen.

Voorbeelden van identiteitsretentie zijn: banken die KYC- en AML-controles uitvoeren en identiteitsgegevens bewaren voor toezicht en fraudepreventie; telecombedrijven die identiteits- en abonnementsgegevens bewaren ter dienstverlening en misbruikopsporing; en overheidsinstanties die identiteitsrecords bijhouden voor persoonsregistratie, identificatie en rechtshandhaving. Nationale wetgeving kan bovendien vaste bewaartermijnen voorschrijven.

Betrokkenen hebben rechten met betrekking tot identiteitsgegevens, zoals inzage, correctie en verwijdering. Verwerkers moeten passende beveiligingsmaatregelen nemen en organisaties kunnen een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aanstellen en DPIA’s uitvoeren bij hoge risico's. Identiteitsretentie vereist een zorgvuldige afweging tussen veiligheid en privacy en is onderwerp van voortdurende beleidsontwikkelingen.