bewaarplannen

Bewaarplannen zijn beleidsdocumenten die vastleggen welke records een organisatie bewaart, voor hoelang en op welke wijze ze worden bewaard en vernietigd. Doel is verantwoording, naleving van wettelijke verplichtingen en een efficiënte informatiehuishouding. Bewaarplannen hebben betrekking op zowel fysieke als digitale records, zoals papieren documenten, e-mails, databases en digitale berichten.

Een bewaarpplan bevat doorgaans: categorieën records en bijbehorende bewaartermijnen; criteria voor toelating en afstoting (appraisal); procedures voor vernietiging of overdracht aan een archief; opslag- en bewaartechnieken, metadata en toegangsrechten; en de verantwoordelijkheden voor informatiebeheer, ICT en compliance.

Het ontwikkelen van een bewaarpplan gebeurt binnen een bredere informatie- en recordsmanagementstrategie. Betrokken partijen zijn onder meer het management, juridische zaken, informatiemanagement en ICT. Het plan wordt periodiek herzien, meestal om de drie tot vijf jaar, of bij belangrijke wijzigingen in bedrijfsvoering of wetgeving. Het plan maakt vaak deel uit van een classificatie- en tagging-systeem en van een officieel archiefstelsel.

In Nederland spelen het Archiefwet en aanvullende regelgeving een rol bij bewaartermijnen en archivering. Richtlijnen van de nationale archiefdienst ondersteunen organisaties bij het opzetten van bewaarplichten en archivering. De werking van bewaarpannen dient in lijn te zijn met privacywetgeving zoals de AVG en met interne governance.

Een goed bewaarpplan draagt bij aan kostenbeheersing, risicobeperking, meer transparantie en betere beslissingen over informatielevenscycli en vernietiging of overdracht van records.