informatiehuishouding

Informatiehuishouding is het geheel van beleid, processen en systemen voor het beheren van informatie en documenten gedurende hun volledige levenscyclus. Het doel is om informatie tijdig beschikbaar, betrouwbaar en begrijpelijk te houden, terwijl privacy en security gewaarborgd blijven en wettelijke en organisatorische verplichtingen worden nageleefd. Het betreft zowel digitale als fysieke informatie en strekt zich uit over alle bedrijfsprocessen.

De belangrijkste onderdelen zijn onder meer: beleid en governance rondom informatie; informatiearchitectuur en classificatie of taxonomy; metadata en zoekbaarheid; recordsmanagement en archivering; privacy- en beveiligingsmaatregelen; data- en kwaliteitsbeheer; en het beleid voor opslag, bewaartermijnen en vernietiging. Deze onderdelen helpen bij consistentie, vertrouwen in informatie en efficiënte bedrijfsvoering.

De informatielevenscyclus omvat creatie en ontvangst, gebruik en verwerking, opslag en bewaarplichten, archivering en uiteindelijk vernietiging of overdracht naar lange-termijnbewaring. Retentie- en vernietigingsschema’s bepalen wat bewaard moet worden, voor hoe lang en wanneer verwijdering plaatsvindt. Het beheer houdt rekening met privacy, compliance en risicomanagement.

Rollen en technologie spelen een grote rol: functies zoals information governance officer, data steward en recordsmanager coördineren werkzaamheden; systemen zoals documentmanagement, contentmanagement en recordsmanagement ondersteunen classificatie, versiebeheer, zoekfunctionaliteit en auditsporen. Veelal worden normen en kaders toegepast, zoals ISO 15489 voor recordsmanagement, ISO 27001 voor informatiebeveiliging, en nationale regels zoals AVG/GDPR en de Archiefwet. Uitdagingen zijn onder meer silo’s, inconsistent gebruik van classificaties en kosten. Goede informatiehuishouding leidt tot betere besluitvorming, efficiëntere informatievoorziening en verhoogde compliance.