bevestigingsmail

Bevestigingsmail is een automatisch verzonden bericht dat een specifieke actie van een gebruiker bevestigt. Het komt veel voor bij online diensten en transacties en kan betrekking hebben op bijvoorbeeld registratie van een account, een aankoop, een afspraak of het wijzigen van persoonlijke gegevens. In de praktijk valt het meestal onder transactie-e-mails.

Doel en functies: een bevestigingsmail toont dat de gevraagde handeling is aangemaakt of geverifieerd en biedt relevante details zoals een referentienummer, datum en tijd, en samengevatte informatie over de uitgevoerde actie. Soms bevat de e-mail ook een verificatielink die nodig is om de registratie te voltooien of de betaling te controleren. Daarnaast dient het als bewijs van de transactie en als contactpunt bij ondersteuning of vragen.

Inhoud en vorm: de onderwerpregel moet duidelijk zijn en de afzender herkenbaar. De mail bevat meestal het type actie, een referentienummer, datum en tijd, en relevante specificaties (bijv. bedrag, bestelling, afspraak). Indien van toepassing kan een verificatielink met vervaldatum worden opgenomen, samen met duidelijke instructies over wat de gebruiker daarna moet doen. Voor de beveiliging worden geen wachtwoorden of andere gevoelige gegevens in de e-mail getoond; het is aan te raden zowel een HTML-versie als een Plain Text-versie aan te bieden en te zorgen voor toegankelijke opmaak.

Levering en privacy: bevestigingsmails worden doorgaans direct verzonden nadat de actie is bevestigd. De verzending moet betrouwbaar zijn (bijv. via domeinen met DKIM en SPF) en voldoen aan privacywetgeving zoals de AVG/GDPR; minimale persoonsgegevens en duidelijke bewaartermijnen moeten worden vermeld, en marketinginhoud hoort hier meestal niet bij tenzij expliciet aangevraagd door de gebruiker. Beveiligde en transparante communicatie is essentieel voor vertrouwen en gebruiksvriendelijkheid.

Toepassingsvoorbeelden: bevestiging van een nieuw account, een gemaakte aankoop of betaling, een gereserveerde afspraak, of een wachtwoordreset die verifiëringsstappen bevat.