bedrijfsjournals

Een bedrijfsjournal is een intern chronologisch verslag waarin een organisatie gebeurtenissen, acties en beslissingen vastlegt. Het doel is traceerbaarheid, verantwoording en kennisbeheer. Bedrijfsjournals kunnen digitaal worden beheerd in documenten- of kennisbeheersystemen, maar kunnen ook op papier bestaan.

Er bestaan verschillende soorten bedrijfsjournals, zoals projectjournalen die voortgang en besluiten registreren; incidentjournalen voor operationele storingen en reacties; besluitvormingsjournalen die de overwegingen en motieven vastleggen; en communicatie- of leer- en beoordelingsjournalen die lessen en informatie delen binnen de organisatie.

Inhoud en structuur van een bedrijfsjournal omvatten meestal datum en tijd, betrokkenen, gebeurtenis of beslissing, context, gevolg en verwijzingen naar relevante documenten. Invoer is vaak tijdgestempeld en voorzien van metadata; entries volgen doorgaans een consistente sjabloon om vindbaarheid en vergelijking mogelijk te maken.

Technologie en opslag: moderne bedrijfsjournals worden digitaal opgeslagen in een documentbeheer-, projectmanagement- of ERP-systeem. Metadata en zoekfunctionaliteit verbeteren de vindbaarheid, terwijl een bewaarbeleid bepaalt hoe lang informatie bewaard blijft en wanneer deze vernietigd mag worden.

Governance en compliance: beleid en procedures definiëren wie mag invoeren, controleren en wijzigen. Privacy- en beveiligingsregels beschermen vertrouwelijke informatie, en audits kunnen de volledigheid en juistheid van de registraties toetsen.

Relatie tot andere registers: bedrijfsjournals zijn onderdeel van records management en kunnen naast financiële journaals bestaan. Ze dragen bij aan kennisdeling, projectrealisatie en verantwoording naar toezichthouders en auditors.