archiveringsvereisten

Archiveringsvereisten zijn de criteria en regels die bepalen welke informatie op lange termijn bewaard moet blijven, onder welke voorwaarden en met welke betrouwbaarheid. Ze vormen een kernonderdeel van informatiemanagement en archiefbeheer en dienen als basis voor selectie, bewaartermijnen en digitale preservatie.

Het doel is authenticiteit, integriteit en toegankelijkheid van bedrijfs- en overheidsinformatie te waarborgen, terwijl privacyrechten, eigendom en wettelijke vereisten gerespecteerd blijven.

Typen vereisten omvatten functionele vereisten (welke objecten en records bewaard moeten blijven en wanneer vernietiging kan plaatsvinden); technische vereisten (opslagmedia, bestandsformaten, metadata, beveiliging en preservatie-activiteiten zoals migratie of emulatie); organisatorische en governance vereisten (beleid, rollen, verantwoording en audits).

Standarden en modellen: internationaal gebruikte normen zoals ISO 15489 voor records management; OAIS (ISO 14721) voor digitaal preservatie; PREMIS voor preservation metadata; en metadata-standaarden zoals METS en Dublin Core.

Inhoud van archiveringsvereisten omvatten metadata over provenance en context, identiteit van records, datum en makers, authenticiteitsbewijzen, integriteitsmeting (checksums), bewaartermijnen, vereisten voor formaat en media, en beheersing van toegangsrechten en privacy.

Implementatie en proces bestaan uit het opstellen van een archiveringsbeleid, inventariseren en classificeren van informatie, vaststellen van bewaartermijnen, kiezen van duurzame formaten en metadata-standaarden, en het implementeren van preservatieplannen met periodieke controles.

Uitdagingen omvatten formatveroudering, migratie versus emulatie, kosten en capaciteit, organisatorische weerstand, en naleving van privacywetgeving en andere regelgeving.