archiefmateriaal

Archiefmateriaal is het geheel aan materialen dat door een archief wordt bewaard en beheerd voor langetermijnbewaring, beschrijving en toegankelijkheid. Het omvat zowel fysieke als digitale objecten en kan afkomstig zijn van overheden, bedrijven, maatschappelijke instellingen of particulieren. Doel is het vastleggen van processen, beslissingen en gebeurtenissen uit het verleden voor onderzoekers, ambtenaren en het publiek.

Tot de belangrijkste typen archiefmateriaal behoren documenten zoals brieven, rapporten, administratieve registers en notulen; fotografische en audiovisuele bronnen; kaarten en plattegronden; objecten met historische waarde; en digitale bestanden zoals e-mail, databases en digitale documenten. De oorsprong van het materiaal (archiefvormer) en de aard van de collectie bepalen vaak de selectie- en bewaringsvoorwaarden.

Beschrijving en vindbaarheid verlopen via archiefbeschrijvingen en finding aids. Internationaal of nationaal worden standaarden gehanteerd zoals ISAD(G) voor beschrijving, ISAAR(CPF) voor informatie over archiefvormers en EAD voor digitale beschrijvingen. Deze standaarden zorgen voor consistente structuur, toegankelijkheid en uitwisselbaarheid van metadata.

Bewaring en digitalisering spelen een cruciale rol. Fysieke archieven vereisen klimaatbeheersing, exotische opslag, conservering en behoud van originaliteit. Digitale archieven vragen om langetermijnbehoudstrategie, migratie van bestanden, en metadata voor context en reproduceerbaarheid. Toegang tot archiefmateriaal kan variëren: sommige stukken zijn publiekelijk in te zien, andere zijn beperkt vanwege privacy, auteursrechten of beveiligingsbehoeften; kopieën mogen onder licenties beschikbaar worden gesteld.

Archiefmateriaal levert primair bewijs, biedt context voor geschiedenis en beleid, en ondersteunt betrouwbare reconstructie van gebeurtenissen door onderzoekers en het bredere publiek. Bij het beheer staan provenance en de oorspronkelijke ordening centraal.