aanwezigheidsstatus

Aanwezigheidsstatus is een aanduiding die aangeeft of iemand beschikbaar, aanwezig of afwezig is op een bepaald moment. Het concept wordt toegepast in fysieke werkomgevingen, onderwijsinstellingen en digitale omgevingen, en kan zowel betrekking hebben op menselijke aanwezigheid als op beschikbaarheid in samenwerkingstools en systemen.

In organisaties wordt de aanwezigheidsstatus gebruikt voor planning en communicatie, capaciteitsbeheer en klantenservice. Het helpt bij het opstellen van roosters, het plannen van vergaderingen en het toewijzen van taken afhankelijk van wie beschikbaar is. In digitale omgevingen kan een aanwezigheidsstatus ook aangeven in hoeverre iemand beschikbaar is voor direct overleg of ondersteuning.

Typen aanwezigheidsstatus variëren afhankelijk van de context. In fysieke omgevingen komen termen als aanwezig, afwezig, ziek, verlof, vakantie, buiten dienst, op zakenreis of training voor. In digitale of samenwerkingstools gaat het vaak om online, actief, afwezig, bezig, niet storen, in gesprek of ingelogd maar niet beschikbaar.

Methoden om aanwezigheidsstatus vast te leggen omvatten handmatige invoer door medewerkers, automatische detectie via toegangssystemen of kalendersynchronisatie, en integraties met tijd- en aanwezigheidsregistratiesystemen of chat-/collaboratietools. Nauwkeurigheid en timelyheid hangen af van de gekozen methode en de betrokken processen.

Privacy en governance zijn belangrijke overwegingen. Het vastleggen en delen van aanwezigheidsstatus roept vragen op over privacy, gegevensbescherming en transparantie. Organisaties implementeren doorgaans privacy-by-design, minimale gegevensverwerking, beperkingen op zichtbaarheid en bewaartermijnen, met duidelijke toestemming- en correctiemechanismen.