Sitzungsprotokoll

Ein Sitzungsprotokoll ist ein schriftlicher Bericht über den Verlauf einer Sitzung, der Zweck, Diskussionen, Beschlüsse, Beschlussfassungen und relevante Anträge dokumentiert. Es dient der Nachvollziehbarkeit, Transparenz und der späteren Umsetzung von Entscheidungen.

Typischer Inhalt eines Sitzungsprotokolls umfasst Angaben zu Datum, Ort und Anwesenden, die Tagesordnung, wesentliche Diskussionspunkte, gefasste Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse, Gegenstimmen und Enthaltungen, zugewiesene Aufgaben sowie Termine und ggf. Anlagen. Je nach Kontext kann es auch Hinweise zu offen gebliebenen Fragen oder zu vertagten Entscheidungen geben.

Die Erstellung erfolgt meist durch einen Protokollführer, der neutral berichtet. Nach der Sitzung wird das Protokoll in der Regel von den Anwesenden geprüft und in der nächsten Sitzung genehmigt. In Organisationen wie Vereinen, Unternehmen oder öffentlichen Körperschaften kann die Form, der Umfang und die Rechtsverbindlichkeit variieren; bestimmte Rechtsformen verlangen strengere Formvorgaben und detailliertere Protokollinhalte.

In rechtlicher Sicht dienen Sitzungsprotokolle als Belege für Entscheidungsprozesse und als Dokumentationsnorm, wobei die Verbindlichkeit oft von der Genehmigung abhängt. Vertraulichkeit und Datenschutz spielen je nach Kontext eine Rolle; sensible Inhalte können entsprechend geschützt oder nur bestimmten Berechtigten zugänglich gemacht werden.

Archivierung und Aufbewahrung richten sich nach internen Richtlinien oder gesetzlichen Vorgaben. Protokolle können digital oder in Papierform geführt werden und sollten revisionssicher gespeichert, versioniert und bei Bedarf zugänglich gemacht werden. Dauer und Zugriff variieren je nach Organisation und Rechtsordnung.