Sitzungsprotokolle

Sitzungsprotokolle sind schriftliche Aufzeichnungen der Inhalte und Ergebnisse von Sitzungen unterschiedlichster Organisationen, etwa Gremien, Ausschüssen, Vorstandssitzungen, Vereine oder öffentliche Gremien. Sie dokumentieren, wer anwesend war, welche Tagesordnungspunkte diskutiert wurden, welche Beschlüsse gefasst wurden, wie abgestimmt wurde und welche Aufgaben oder Fristen sich daraus ergeben. Ziel ist Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechts- bzw. Verbindlichkeit der Ergebnisse.

Typischer Aufbau umfasst Angaben zu Datum, Ort und Uhrzeit, eine Liste der Anwesenden und Abwesenden, die Tagesordnung, eine knappe, sachliche Darstellung des Verlaufs sowie den Wortlaut oder die sinngemäße Wiedergabe der Beschlüsse, gegebenenfalls Gegenstimmen, Abstimmungsergebnisse und Zuweisungen an Personen oder Gremien. Viele Organisationen verwenden zusätzlich einen Abschnitt für offene Punkte und das Datum der nächsten Sitzung.

Es gibt verschiedene Formen von Protokollen. Ein vollständiges Protokoll erfasst umfassende Diskussionen, während Kurzprotokolle oder Beschlussprotokolle sich stärker auf Beschlüsse, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten konzentrieren. Die Form richtet sich nach Satzung, Geschäftsordnung oder organisatorischen Bedürfnissen.

Der Entwurf wird meist von einer Protokollführenden oder einem Protokollführer erstellt, anschließend von der Versammlung überprüft, ggf. korrigiert und schließlich genehmigt. Nach der Genehmigung wird das Protokoll archiviert und den Mitgliedern zugänglich gemacht. Es gilt Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten, insbesondere bei sensiblen Inhalten.

Elektronische Protokolle ermöglichen Versionierung, Zeitstempel und ggf. Unterschriften oder Freigaben. Sie sollten klar, unverfälscht und nachvollziehbar formuliert sein und regelmäßig gesichert sowie gemäß Retentionsfristen aufbewahrt werden. Gute Praxis ist die Vermeidung persönlicher Wertungen und die Wahrung von Neutralität.