Planungsdokument

Planungsdokument, oder planning document, ist ein formelles Dokument, das die Entscheidungen, Ziele und den geplanten Vorgehensrahmen für ein Projekt, ein Vorhaben oder ein Programm sammelt. Es dient als primäre Referenz für die weitere Umsetzung, Beschaffung und Bewertung und erleichtert die Kommunikation zwischen Stakeholdern. Typisch enthält es Begründung, Zielsetzung, Umfang und Abgrenzungen, Annahmen, gewünschte Ergebnisse sowie die Projektorganisation, Rollen, Verantwortlichkeiten und Governance-Strukturen.

Inhalt und Aufbau: Ziele und Umfang; Anforderungen und Spezifikationen; Kontext und Standortfragen; Alternativen und Begründung der Entscheidungen; Zeitplan mit Meilensteinen; Budget, Ressourcen und Finanzierung; Risikoanalyse und -maßnahmen; Qualitätsziele und Qualitätssicherung; Änderungsmanagement und Konfigurationskontrolle; Compliance, Standards und rechtliche/regulatorische Vorgaben; Abnahme- und Übergabekriterien; Kommunikationsplan; Dokumentation und Versionskontrolle.

Kontexte und Typen: In Bau- und Immobilienprojekten umfassen Planungsdokumente Machbarkeitsstudien, Vorentwürfe, Entwurfsplanung und Genehmigungsdokumente; in IT- und Produktentwicklungsprojekten entsprechen Planungsdokumenten oftmals Lasten- und Pflichtenheften, Konzept- und Designunterlagen. Der Begriff wird vor allem in deutschsprachigen Umgebungen verwendet, um die Planungsphase zu kennzeichnen.

Prozess und Lebenszyklus: Typisch entsteht es in frühen Phasen eines Projekts, wird iterativ verfeinert und von Förderern, Lenkungs- oder Entscheidungsgremien freigegeben und als lebendiges Dokument geführt, das Änderungen widerspiegelt. Es bildet die Grundlage für Kostenkalkulation, Risikomanagement, Beschaffung und Terminplanung.

Bedeutung und Grenzen: Planungsdokumente erhöhen Nachvollziehbarkeit, Erwartungsklarheit und Governance und liefern eine messbare Basis für Bewertungen. Grenzen bestehen darin, dass sie veralten können, wenn sie nicht aktuell gehalten werden, weshalb klare Eigentümerschaft und Versionskontrollen erforderlich sind.