Planungsphase

Die Planungsphase ist eine Phase im Projektmanagement und in der Systementwicklung, die nach der Initiierung folgt und die Grundlage für die Umsetzung bildet. In dieser Phase werden Ziele, Rahmenbedingungen und Anforderungen geklärt, Machbarkeit beurteilt und ein konkreter Vorgehensplan erarbeitet. Ziel ist es, eine realistische Basis für Kosten, Termine und Qualität zu schaffen.

Typische Aktivitäten umfassen die Identifikation der Stakeholder, Anforderungserhebung, Spezifikation von Funktionalität, Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsanalysen, Risikoabschätzung, Ressourcenplanung, Zeit- und Budgetplanung, Qualitätsanforderungen sowie Beschaffungs- und Governance-Strategien. Die wichtigsten Ergebnisse sind der Projektauftrag, Lasten- bzw. Pflichtenheft, der Projektstrukturplan, Kosten- und Terminpläne sowie das Risikoregister.

Die Planungsphase schafft die Transparenz notwendiger Annahmen, Abhängigkeiten und Randbedingungen. Sie dient der Abstimmung mit relevanten Stakeholdern, der Festlegung von Abnahmekriterien und Meilensteinen sowie der Definition von Kommunikations- und Eskalationswegen. Ihre Qualität beeinflusst maßgeblich die Durchführungsphase und das Projektergebnis.

In der Bauwirtschaft umfasst die Planungsphase oft Leistungsphasen wie Grundlagenermittlung, Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung. In der Software- oder Produktentwicklung konzentriert sie sich stärker auf Requirements Engineering, Architekturentwurf, Prototyping und Iterationen. Typische Hilfsmittel sind die Work Breakdown Structure, Use Cases, Szenario-Analysen und Kostenrechnungen.

Herausforderungen sind unklare oder sich ändernde Anforderungen, unzureichende Stakeholder-Alignment, unvollständige Informationen und Budgetbeschränkungen. Erfolgsfaktoren sind klare Zieldefinition, frühzeitige Einbindung der Stakeholder, realistische Schätzungen, Dokumentation von Annahmen und eine iterative Validierung der Pläne.