Planungsdokumente

Planungsdokumente sind systematische Unterlagen, die im Planungsstadium eines Projekts erstellt werden, um Zielsetzung, Anforderungen, Umfang, Termine, Ressourcen, Kosten, Risiken und Qualität festzuhalten. Sie dienen der Transparenz, der Legitimation von Entscheidungen, der Grundlage für Ausschreibungen und Verträge sowie der späteren Umsetzung und Nachverfolgung.

Zu den typischen Planungsdokumenten zählen Lastenheft, Pflichtenheft, Projektplan, Projektstrukturplan, Terminplan, Kostenplan, Risikoplan, Qualitätsplan, Kommunikationsplan und Sicherheitsplan. In IT- oder Systemprojekten kommt ergänzend ein Lösungs- oder Architekturdesign hinzu. Verbindliche Prioritäten, Abnahmekriterien und Verantwortlichkeiten werden dort ebenso festgehalten wie Meilensteine, Lieferobjekte und Änderungsprozesse.

Der Inhalt variiert je nach Branche, enthält aber in der Regel Ziel und Umfang, Annahmen, Abhängigkeiten, Abnahmekriterien, Rollen und Verantwortlichkeiten, Meilensteine, Lieferobjekte sowie Prozesse für Änderungsmanagement und Freigaben. Planungsdokumente bilden die Planungsbasis für Budgets, Zeitpläne und Ressourcenallokationen und dienen als Referenz für Kommunikation mit Stakeholdern.

Planungsdokumente werden in der Regel erstellt, geprüft, freigegeben, versioniert und im Projektarchiv gepflegt. Änderungen führen zu einer neuen Baseline oder Anpassungen des Plans. Sie dienen Orientierung und Information im Projektverlauf und unterstützen die Nachverfolgung von Zielen und Erfolgskriterien. Orientierung gewinnen sie durch etablierte Normen des Projektmanagement, etwa ISO 21500, sowie durch deutsche Normen und Branchenpraxis.