HRinformatie

HRinformatie verwijst naar informatie die verband houdt met human resources binnen een organisatie. Het omvat persoonsgegevens van medewerkers en gegevens over HR-processen zoals werving, opleidings- en loopbaanplanning, beloning, prestaties, verlof en loonadministratie. HRinformatie wordt opgeslagen in HR-information systemen (HRIS) en gekoppelde systemen zoals ERP- of payroll-software, en kan zowel operationele als analytische toepassingen hebben.

Typen gegevens omvatten basisgegevens (naam, adres, geboortedatum), contactinformatie, arbeidsvoorwaarden, dienstverbandstatus en salarisgegevens. Mogelijk vallen ook gevoelige gegevens onder HRinformatie, zoals medische informatie of gegevens over arbeidsongeschiktheid. Het beheer van HRinformatie vereist aandacht voor data kwaliteit, nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit, evenals beleid voor classificatie, retentie en beveiligde archivering.

Wet- en regelgeving bepaalt hoe HRinformatie mag worden verzameld, gebruikt en bewaard. In de Europese Unie vallen deze gegevens onder privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Werkgevers moeten een juridische basis voor verwerking hebben, transparant zijn naar medewerkers en rechten van betrokkenen respecteren, waaronder inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Bij uitbesteding van HR-processen treden verwerkersovereenkomsten en beveiligingsafspraken in werking.

Beveiliging en governance zijn essentieel voor HRinformatie. Toegangsrechten moeten passen bij de rol, data moet worden versleuteld waar mogelijk, en activiteiten moeten worden gelogd. Organisaties stellen retentie- en archiveringsschema’s op en nemen procedures voor beveiligingsincidenten en herstel op. Externe verwerkers vereisen duidelijke verwerkersovereenkomsten en procedures voor incidentrespons.

Toepassingen van HRinformatie omvatten salarisadministratie, verlofbeheer, prestatiebeoordelingen en talentontwikkeling, maar ook onderzoeks- en rapportagemethoden voor management, compliance en audits. Het analyseren van HRgegevens ondersteunt personeelsplanning, risicobeoordeling en beslissingen over beloning en mobiliteit, terwijl privacy en ethiek de grondtoon vormen bij het gebruik van deze data.