contactinformatie

Contactinformatie verwijst naar gegevens die het mogelijk maken om met een persoon of organisatie in contact te komen. Het omvat meestal naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en digitale kanalen zoals websites of sociale media-accounts. Het doel is effectieve communicatie, klantenservice en officiële correspondentie.

Veelvoorkomende elementen zijn fysiek adres of postadres, telefoon- of faxnummers, e-mailadres, website en sociale media-accounts, evenals openingstijden en de gewenste communicatietaal. Voor organisaties kan er ook een afdeling of perscontact worden vermeld.

Formaten en normen variëren per kanaal. Telefoonnummers worden doorgaans internationaal genoteerd volgens E.164; e-mailadressen volgen standaard RFC-regels; postadressen volgen landgebonden regels. Duidelijke routing van het contactkanaal helpt bij snelle afhandeling.

Privacy en wetgeving: contactinformatie kan persoonsgegevens zijn. Bij verwerking gelden beginselen van de AVG/GDPR: toestemming, doelbinding, minimisatie, transparantie, bewaartermijnen en beveiliging. Organisaties dienen privacyverklaringen en toestemmingsmechanismen te bieden.

Gebruik en best practices: publiceer contactinformatie op officiële kanalen, houd deze up-to-date en consistent over verschillende platformen, en bied meerdere kanalen aan (telefonisch, e-mail, contactformulier). Zorg voor toegankelijkheid en duidelijke responstijden.

Onderhoud en internationalisatie: controleer periodiek op verouderde of inactieve kanalen, verwijder irrelevante gegevens en pas taal- en tijdzone-opties aan voor internationale contacten. Een goed beheerde contactinformatie verbetert betrouwbaarheid en klanttevredenheid.