Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die ein Unternehmen von Lieferanten für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen erhält. Sie dienen der Finanzbuchführung, der Zahlungsabwicklung und der Umsatzsteuerabführung. Im Unternehmenskontext werden sie oft mit Bestellungen (PO), Wareneingängen und Guthaben-/Skontosätzen verknüpft, um eine ordnungsgemäße Abrechnung sicherzustellen.

Inhaltlich enthalten Eingangsrechnungen in der Regel Angaben zum Lieferanten, Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsbeschreibung, Mengen und Preise, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Steuerbetrag, Bruttobetrag, Zahlungsbedingungen, USt-IdNr. des Lieferanten und ggf. Verweis auf Bestell- oder Lieferdokumente. Für die Vorsteuerabzug gilt, dass die Rechnung alle gesetzlich geforderten Pflichtangaben enthält, damit die Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden kann.

Verarbeitung und Kontrollen umfassen den Rechnungseingang, Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, Abstimmung mit Bestellung und Wareneingang sowie die Buchung in der Finanzbuchführung. Oft wird eine Freigabe-/Genehmigungsroutine durchlaufen, bevor die Zahlung erfolgt. Eine 3-wege-Abstimmung (Rechnung, Bestellung, Wareneingang) hilft Betrug und Fehler zu vermeiden. Zudem werden Zahlungsziele überwacht und Skontomöglichkeiten genutzt.

Rechtlich relevant sind GoBD-Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen sowie steuerliche Anforderungen. In Deutschland müssen Eingangsrechnungen einschließlich der Buchungsbelege in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen revisionssicher gespeichert und bei Bedarf auditierbar sein.

Digitalisierung und E-Invoicing gewinnen an Bedeutung. Elektronische Rechnungen (z. B. XML/PEPPOL/XRechnung) erleichtern automatische Verarbeitung, Datenerfassung und Archivierung, verbessern die Transparenz und Effizienz in Beschaffung und Buchhaltung.