Rechnungseingang

Rechnungseingang bezeichnet im Rechnungswesen den Moment, in dem ein Unternehmen eine Rechnung eines Lieferanten erhält. Er bildet den Ausgangspunkt der Kreditorenbuchhaltung und der Mehrwertsteuerabrechnung und beeinflusst Zahlungsfristen, Liquidität und Controlling.

Der Rechnungseingang kann auf verschiedenen Wegen erfolgen – per Papierpost, E-Mail, elektronischer Datenübermittlung (EDI) oder per Webportal. Nach dem Eingang wird die Rechnung in das zentrale Abrechnungssystem eingelesen oder manuell erfasst. Zentrale Prüfungen umfassen das Prüfen der Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit, die Überprüfung von Lieferant, Rechnungsdatum, -nummer, Betrag, Steuersatz und Steuerschuld sowie das Fälligkeitsdatum. In vielen Unternehmen erfolgt ein Abgleich mit der Bestell- bzw. Lieferschein-Daten (Drei-Wege-Abgleich) sowie eine Dublettenprüfung und ggf. die Prüfung auf Genehmigungen laut interner Kontrollvorgaben.

Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung im Kreditorenbuchhaltungssystem verbucht, als Verbindlichkeit erfasst und für die Zahlung vorgesehen. Die Zahlungsfreigabe erfolgt gemäß Segmenten/Workflows und Zahlungsbedingungen; der Zahlungstermin wird festgelegt. Anschließend wird die Rechnung elektronisch archiviert und je nach Rechtslage steuerlich relevant dokumentiert.

Der Rechnungseingang hat Bedeutungen für die Mehrwertsteuer, da der Vorsteuerabzug in Deutschland in der Regel mit dem Erhalt der Rechnung und deren ordnungsgemäßer Ausweisung möglich ist. Die Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten (Lieferant, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, ggf. Hinweis auf Zahlung). Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, können Auswirkungen auf die steuerliche Abzugsfähigkeit auftreten.

Zunehmend setzen Unternehmen auf digitale Rechnungsverarbeitung, OCR-Erkennung, automatisierte Freigabeprozesse und elektronische Archivierung, um Fehler zu senken, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Compliance sicherzustellen. Das Rechnungseingangsmanagement ist damit Teil des Purchase-to-Pay- bzw. Procure-to-Pay-Prozesses.

Zusammengefasst ist der Rechnungseingang der formale Startpunkt der Zahlungsabwicklung, der Buchhaltung und der steuerlichen Behandlung von Rechnungen. Eine transparente, kontrollierte Bearbeitung minimiert Risiken und verbessert das Liquiditätsmanagement.