Abrechnungssystem

Abrechnungssystem bezeichnet in der Wirtschaft eine Software oder eine organisatorische Lösung, die Entgelte für Güter oder Dienstleistungen erfasst, berechnet, abrechnet und fakturiert. Es unterstützt die Abwicklung von Zahlungsströmen, das Forderungsmanagement und die buchhalterische Erfassung von Umsätzen. Kernfunktionen umfassen die Erfassung von Abnahmedaten (Verkäufe, Nutzungsdaten, Arbeitszeit), die Tarif- bzw. Preisermittlung mit Rabatten, Zuschlägen, Steuern und Währungen, die automatische Rechnungserstellung (Rechnungslegung, EDI oder PDF), Zahlungsabwicklung (Kreditkarten, Banküberweisung), Mahnwesen, Stundung und Inkasso sowie die Buchung von Umsätzen und Berichte zur Umsatz- und Erlösauswertung.

Typen: Abrechnungssysteme gibt es als On-Premises- oder Cloud-Lösung, branchenspezifische Systeme (Telekommunikation, Versorger, Gesundheitswesen, SaaS/Subscription), sowie modulare Systeme, die Rating/Charging, Invoicing, Payment und Debitoren-Management trennen. Datenquellen umfassen POS-, CRM-, ERP-, Zeiterfassung oder Nutzungszähler; Integrationen via XML/EDI, ISO 20022, SEPA oder branchenspezifische Schnittstellen.

Wichtige Merkmale sind Genauigkeit, Skalierbarkeit, Support komplexer Tarife und Mehrwährungsabrechnung, Auditierbarkeit, GoBD- und DSGVO-Konformität und Sicherheit, z. B. Zugriffskontrollen und Verschlüsselung. Zukünftige Trends umfassen Echtzeit-Abrechnung, Self-Service-Interaktionen, automatisierte Forderungsmanagement-Workflows und Cloud-native Architekturen.

Zusammengefasst fungiert das Abrechnungssystem als zentrale Platte in der Finanzlogistik eines Unternehmens, das von der Erfassung der Nutzung oder Verkäufe bis zur Zahlung und Buchführung reicht.