Dokumentdaten

Dokumentdaten bezeichnet die Gesamtheit der Daten, die ein Dokument beschreiben, identifizieren oder über seinen Lebenszyklus hinweg steuern. Dazu gehören sowohl der eigentliche Inhalt als auch Informationen über das Dokument, wie Metadaten, Strukturinformationen und Nachweise der Verfügbarkeit. Dokumentdaten entstehen in Dokumentenmanagementsystemen, Content-Management-Systemen und Archivierungslösungen und dienen der Suche, Klassifikation, Archivierung und Compliance.

Metadaten lassen sich grob in descriptive, administrative und structural metadata unterscheiden. Deskriptive Metadaten umfassen Titel, Autor, Erstellungsdatum, Sprache, Stichwörter und Zusammenfassungen. Administrative Metadaten betreffen Rechte, Eigentum, Aufbewahrungsfristen, Versionsstände, Provenienz und Integrität (z. B. Prüfsummen). Strukturelle Metadaten beschreiben die interne Gliederung eines Dokuments, etwa Kapitel, Abschnitte oder Seitenanordnung. Technische Informationen wie Dateiformat, Auflösung, Software-Versionen und Speicherkontexte ergänzen oft die Dokumentdaten. Inhalte können direkt im Dokument eingebettet oder extern referenziert und in einer zentralen Repository indexiert werden.

Standards und Best Practices helfen beim Austausch und der Interoperabilität. Beispiele sind Dublin Core für beschreibende Metadaten, METS oder PREMIS für Archivierungs- und Provenienzinformationen, sowie formale Dateiformate wie PDF/A für Langzeitarchivierung. Identifikatoren (URN, DOI, GUID) unterstützen Verfolgbarkeit und Referenzierung.

Lebenszyklus und Governance umfassen Erzeugung, Bearbeitung, Versionierung, Archivierung und Löschung von Dokumentdaten. Qualitätsmanagement, konsistente Taxonomien, Zugriffsrechte, Datenschutz und Aufbewahrungspläne sichern Integrität und Compliance. In der Praxis werden Dokumentdaten sowohl in Dateieigenschaften als auch in externen Repositorien geführt, um Suche, Interoperabilität und Langzeitverfügbarkeit sicherzustellen.