Documentatiecontexten

Documentatiecontexten verwijzen naar de omstandigheden waaronder documentatie wordt geproduceerd en gebruikt. Ze omvatten wie de informatie leest (doelgroep), wat het doel is (informerend, instructief, compliant), via welk kanaal het beschikbaar is (web, PDF, in-app help) en in welke omgeving dit gebeurt (offline gebruik, beveiligingsvereisten, tijdsdruk). De context bepaalt wat wel en niet in de tekst verschijnt, de toon, het detailniveau, de structuur en de benodigde metadata, zodat de informatie effectief kan worden gevonden en toegepast.

Naast de doelgroep en het medium spelen ook juridische, organisatorische en taalkundige factoren een rol. Denk aan auteursrechten, privacy, regelgeving en localization-vereisten. Lokale wetgeving en culturele verwachtingen kunnen de vorm en inhoud van de documentatie beïnvloeden.

Typen contexten variëren afhankelijk van de gebruikerssituatie. Voor eindgebruikers gaat het vaak om handleidingen en tutorials die begrijpelijk en to the point moeten zijn. Voor ontwikkelaars en technici geldt de behoefte aan nauwkeurige specificaties, API-documentatie en traceerbare revisies. Onderhouds- en serviceteams hebben vaak praktische, snelle referenties nodig, terwijl compliance- en beveiligingscontexten vragen om expliciete vereisten en auditable dokumentatie.

Practische aanpak omvat het in kaart brengen van de doelgroep en use cases, het modelleren van scenario’s en user journeys, en het inventariseren van bronnen en vereiste formats. Metadata, taxonomie en versiebeheer spelen een sleutelrol in de traceerbaarheid en herbruikbaarheid. Een coherente governance zorgt voor eigenaarschap, revisiecycli en consistentie over kanalen en talen heen.

Zie ook informatiearchitectuur, metadata en contentstrategie.