Bewaarnormen

Bewaarnormen zijn normen en richtlijnen die bepalen hoe en onder welke voorwaarden informatie, documenten en fysieke of digitale bezittingen bewaard blijven. Ze hebben als doel authenticiteit, integriteit en toegankelijkheid over tijd te waarborgen en daarmee verantwoording en bewijs te beschermen.

Toepassingsgebieden van bewaarnormen zijn onder meer archieven en bibliotheken, overheidsinstanties, de financiële sector, gezondheidszorg en bedrijfsleven. In archief- en recordsmanagement vormen bewaarnormen vaak onderdelen van bredere kaders zoals archiefwetgeving, normen voor digital preservation en internationale standaarden (bijvoorbeeld codes en richtlijnen voor records management). In de publieke en private sector komen bewaarnormen terug in beleid en procedures rondom opslag, beveiliging en toegang tot informatie.

Belangrijke onderdelen van bewaarnormen zijn onder meer bewaartermijnen, opslagomstandigheden en -media (fysiek en digitaal), de keten van bewaring (chain of custody), authenticiteit en integriteit (waaronder checksums en audit trails), metadata en beschrijvingsstandaarden, back-ups en migratie van digitale bestanden, en beleid voor vernietiging of overdracht van records. Ook de rol en verantwoordelijkheid van de bewaarders (bijvoorbeeld medewerkers, archivarissen of custodians) en toezicht op naleving zijn essentieel.

De exacte inhoud van bewaarnormen verschilt per sector en jurisdictie en blijft vaak onderhevig aan regelgeving zoals privacywetgeving, archief- en informatiemanagementrichtlijnen en sectorale normen. Het doel is altijd consistente, verantwoorde en betrouwbare bewaring die rendabel, toegankelijk en toekomstbestendig is.

Zie ook: archief- en recordsmanagement, data governance, retention policy, metadata, digitale preservation.