informatiemanagementrichtlijnen

Informatiemanagementrichtlijnen zijn een verzameling beleid, procedures en richtlijnen die organisaties gebruiken om hun informatieassets effectief te beheren gedurende de hele levenscyclus. Het doel is om betrouwbare, toegankelijke en conforme informatie te waarborgen, met aandacht voor kwaliteit, beschikbaarheid, beveiliging en privacy.

De richtlijnen bestrijken alle fasen van informatiebeheer: creatie en vastlegging, opslag en metadata, toegankelijkheid en delen, behoud en vernietiging, en archivering. Daarnaast omvatten ze aspecten zoals informatiearchitectuur, classificatie- en labelingchema’s, retainedig en recordsmanagement, en privacy- en beveiligingsmaatregelen. Organisaties definiëren processen voor informatieontsluiting, kwaliteit, metadatabeheer en incidentrespons, en stellen duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast.

Practice gebied: de implementatie vereist vaak een governance-structuur met rollen als information manager, data steward en recordsmanager, aangevuld met beleid, procedures en controles. Technische en organisatorische maatregelen, zoals toegangsbeheer, audit trails, backup en retention schedules, worden vastgelegd om conformiteit en continuïteit te waarborgen.

Wet- en regelgeving en normen spelen een belangrijke rol. Voorbeelden zijn de AVG/GDPR en nationale archiefwetten, naast internationale normen zoals ISO 15489 voor records management en ISO 27001 voor informatiebeveiliging. Sectorspecifieke richtlijnen kunnen aanvullend vereist zijn.

Voordelen van deze richtlijnen zijn betere besluitvorming, risicobeperking, efficiënt informatiebeheer en betere naleving. Uitdagingen omvatten implementatiekosten, cultuurveranderingen en de complexiteit van systemen en processen. Informatiemanagementrichtlijnen vormen zo een fundament voor consistent en controleerbaar informatiebeheer in organisaties.