Bestellaufnahme

Bestellaufnahme, auch als Aufnahme eines Bestellvorgangs bezeichnet, ist der Prozess der Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen in einem Unternehmen. Sie dient dem ersten Schritt der Auftragsabwicklung, sowohl im Vertrieb als auch im Einkauf, und umfasst das Erfassen von Anforderungen, das Validieren von Daten, das Anlegen von Bestellbelegen und das Initiieren der Lieferung oder Beschaffung. Im Vertrieb bezeichnet sie die Erfassung eines Kundenauftrags nach dessen Eingang; im Einkauf die Aufnahme eines internen Beschaffungswunsches oder einer Lieferantenbestellung.

Der Prozess der Bestellaufnahme umfasst typischerweise mehrere Schritte. Der Auftrag wird empfangen (über Telefon, E-Mail, Webshop oder EDI). Relevante Daten werden erhoben, darunter Kundennummer bzw. Lieferadresse, Artikelnummern/SKUs, Mengen, gewünschtes Lieferdatum, Preis, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Incoterms. Eine Validierung erfolgt hinsichtlich Verfügbarkeit, Kreditstatus, Budgetfreigabe oder Rahmenverträge. Anschließend wird ein Bestellbeleg erstellt und eindeutig nummeriert, der an Logistik/Lager oder den Lieferanten weitergeleitet wird. Der Absender erhält eine Bestellbestätigung, und der Status wird bis zur Lieferung und Fakturierung nachverfolgt. Die Bestellaufnahme wird typischerweise archiviert.

Datenqualität und Systeme spielen eine zentrale Rolle. Oft erfolgt die Abbildung in ERP-Systemen wie SAP, Oracle oder cloudbasierten Beschaffungsplattformen, mit enger Verzahnung zu Stammdaten (Artikel, Lieferanten), Preislisten und Vertragsdaten sowie Schnittstellen zu Lagerverwaltung, Rechnungswesen und Liefermonitoring.

Varianten und Begrifflichkeit unterscheiden sich je nach Branche. Der Begriff kann synonym mit Bestellannahme oder Aufnahmeschritt vor der eigentlichen Bestellfreigabe verwendet werden. Die Bestellaufnahme trägt wesentlich zu Transparenz, Planbarkeit, Kostenkontrolle und Auditierbarkeit der Beschaffungs- und Vertriebsprozesse bei.