Fakturierung

Fakturierung bezeichnet den Prozess der Erstellung, Übermittlung und Verwaltung von Rechnungen im Geschäftsverkehr. Ziel ist die dokumentierte Forderung, Abrechnung und Zahlungsabwicklung für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren. Sie umfasst sowohl die inhaltliche Zusammenstellung der Abrechnung als auch die organisatorische Abwicklung mit dem Kunden.

Der typische Ablauf umfasst die Erfassung relevanter Leistungsdaten, die Erstellung der Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer und Datum, eine Leistungsbeschreibung mit Menge und Preisen, die Angabe von Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag sowie die Festlegung von Zahlungsbedingungen und Bankverbindung. Pflichtangaben betreffen in der Regel Identifikationsdaten von Leistungserbringer und Empfänger, Anschriften, Leistungs- oder Lieferdatum, Steuersatz und Hinweise zu Steuer-Identifikationsnummern oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. In vielen Rechtsordnungen gelten darüber hinaus spezifische gesetzliche Anforderungen an die Form und den Inhalt von Rechnungen.

Rechtliche Grundlagen variieren je nach Land. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt es konkrete Vorgaben zu Pflichtangaben und zur steuerlichen Abwicklung; grenzüberschreitende Vorgänge können zusätzliche Regelungen, wie Reverse-Charge-Verfahren, betreffen. Elektronische Rechnungen werden zunehmend standardisiert, beispielsweise über elektronische Formate oder Netzwerke wie PEPPOL.

Systeme und Organisationen unterstützen die Fakturierung durch manuelle Methoden, aber häufig durch integrierte ERP-, Buchhaltungs- oder Abrechnungssysteme, die Serien- oder automatisierte Fakturen ermöglichen, Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen und Zahlungsabgleich einschließen. Archivierungspflichten sichern die langfristige Verfügbarkeit von Rechnungen.

Eine effiziente Fakturierung trägt maßgeblich zur Liquidität, Transparenz und Compliance eines Unternehmens bei und minimiert Fehlerquellen sowie Zahlungsverzögerungen.