Bestellfreigabe

Bestellfreigabe bezeichnet in Beschaffungs- und Warenwirtschaftsprozessen die formale Freigabe einer Bestellung, bevor diese an den Lieferanten gesendet oder als verbindlich gebucht wird. Sie dient der Kontrolle von Kosten, Budgeteinhaltung und Einhaltung interner Richtlinien sowie rechtlicher und steuerlicher Vorgaben. Üblicherweise durchläuft eine Bestellung vor der Freigabe Prüfungen auf Budgetverfügbarkeit, Lieferbedingungen, Preise und Genehmigungsberechtigungen.

Die Umsetzung erfolgt in manuellen oder digitalen Workflows. In Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Systemen werden Regeln und Schwellenwerte definiert, die bestimmen, welche Bestellungen automatisch freigegeben werden können und welche eine zusätzliche Genehmigung benötigen. Rollen wie Antragsteller, Einkäufer, Vorgesetzte oder Finanzcontroller sind am Freigabeprozess beteiligt; das Vier-Augen-Prinzip ist eine häufige Maßnahme zur Risikominderung.

Vorteile der Bestellfreigabe sind verbesserte Kostenkontrolle, Reduktion von Fehlinvestitionen und Nachweisbarkeit für Audits. Nachteile können Verzögerungen im Beschaffungsprozess und erhöhte Administrationsaufwände sein. Effizienzsteigerungen werden durch Automatisierung, klar definierte Eskalationswege und Service-Level-Agreements erreicht.

Rechtlich und compliancebezogen unterstützt die Bestellfreigabe die Nachvollziehbarkeit wirtschaftlicher Entscheidungen und die Einhaltung interner sowie externer Vorschriften. Verwandte Begriffe sind Einkaufsfreigabe, Genehmigungsworkflow und Bestellprozess.