Genehmigungsworkflow

Ein Genehmigungsworkflow ist ein definierter Prozess, der festlegt, wie Dokumente, Anträge oder Änderungen genehmigt werden. Er umfasst die Abfolge von Freigaben, Zuständigkeiten, Fristen und Entscheidungsregeln und wird häufig von Workflow- oder Dokumenten-Management-Systemen unterstützt. Ziel ist Transparenz, Nachvollziehbarkeit und eine standardisierte Entscheidungsfindung.

Typischer Ablauf: Ein Initiator reicht ein Objekt ein; der Workflow leitet es an die vorgesehenen Prüfer oder Genehmiger weiter; jeder Prüfer kann freigeben, ablehnen oder Anmerkungen verlangen; es kann sequentiell oder parallel genehmigt werden; bedingte Weiterleitung je nach Entscheidung; Eskalationen bei Verzögerungen; Abschlusspunkt: Freigabe oder Ablehnung; alle Schritte werden auditierbar protokolliert.

Technik und Integration: Workflow-Engines implementieren die Logik, integrieren in ERP-, Rechnungs-, DMS- oder Projektmanagement-Systeme, unterstützen Benachrichtigungen, Versionierung, Audit-Trails, Zugriffssteuerung und SLAs; oft werden Rollen- und Berechtigungen, Vorlagen und Entscheidungsregeln hinterlegt.

Nutzen und Anwendungen: Ein gut konzipierter Genehmigungsworkflow erhöht Transparenz, Compliance, Standardisierung, beschleunigt Entscheidungsprozesse und sorgt für Nachverfolgbarkeit. Typische Anwendungsbereiche sind Freigaben von Dokumenten, Rechnungen, Änderungsvorschlägen oder regulatorische Anforderungen. Herausforderungen betreffen Komplexität, Wartung der Regeln, Benutzerakzeptanz, Integration in bestehende Systeme und Change-Management.