Beschaffungsphasen

Beschaffungsphasen bezeichnet den typischen Ablauf des Beschaffungsprozesses in Unternehmen. Sie dienen der systematischen Beschaffung von Materialien, Gütern und Dienstleistungen und orientieren sich an Zielen wie Kosten, Qualität und Liefertreue.

Bedarfsermittlung und -planung: In dieser Phase werden der konkrete Bedarf, Mengen und Termine ermittelt, vorhandene Bestände geprüft und eine Freigabe für die Beschaffung angestoßen. Ziel ist eine bedarfsgerechte, termingerechte Beschaffung.

Marktforschung, Lieferantenauswahl und Angebotsbewertung: Potenzielle Lieferanten werden identifiziert, Anforderungen definiert und Angebote eingeholt. Angebote werden verglichen, verhandelt und eine Auswahl getroffen. Oft entstehen hier Rahmenbedingungen wie Lieferzeiten, Preise und Lieferkonditionen.

Vertragsgestaltung und Beschaffungsfreigabe: Auf Basis der ausgewählten Anbieter werden Verträge oder Rahmenverträge verhandelt und abgeschlossen. Neben Preisen werden Lieferbedingungen, Garantien, Qualitätserwartungen und Zahlungsmodalitäten festgelegt.

Beschaffungsdurchführung: Die Bestellung wird erteilt, Auftragsdokumente werden erstellt und versendet. Liefertermine werden koordiniert, Transportunterlagen abgewickelt und der Beschaffungsprozess sichtbar.

Wareneingang, Qualitätssicherung und Lagerung: Eingehende Güter werden kontrolliert, Mengen und Qualität geprüft und entsprechend gebucht. Beanstandungen oder Reklamationen werden dokumentiert und bearbeitet.

Rechnungsprüfung und Zahlung: Rechnungen werden mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen (Three-way-Match). Nach Freigabe erfolgt die Zahlung gemäß den vertraglichen Modalitäten.

Lieferantenmanagement und Controlling: Die Leistung der Lieferanten wird regelmäßig bewertet, Risiken gemanagt und Verbesserungen angestoßen. Controlling sorgt für Transparenz, Kostenkontrolle und Prozessoptimierung.