Bedrijfsgeheimenregels

Bedrijfsgeheimenregels zijn de regels en procedures die een organisatie hanteert om vertrouwelijke informatie te beschermen. Deze informatie levert een concurrentievoordeel op wanneer ze niet publiekelijk bekend is en niet zonder toestemming kan worden verkregen. De regels omschrijven wat als een bedrijfsgeheim geldt, wie toegang heeft en hoe de informatie moet worden vastgelegd, opgeslagen, gedeeld en vernietigd. Ze vormen een essentieel onderdeel van governance, informatiebeveiliging en personeelsbeleid.

Een typisch beleid omvat onder meer de classificatie van informatie (bijvoorbeeld vertrouwelijk of strikt geheim), toegangs- en authenticatie-eisen, regels voor gebruik van apparaten en telewerken, en afspraken met derden (zoals leveranciers en opdrachtnemers) onder NDA. Ook staan er procedures in voor opslag, verzending, back-ups, bewaartermijnen en vernietiging. Daarnaast beschrijven de regels hoe om te gaan met datalekken, incidenten en melding van vermoedelijke schendingen.

De regels sluiten aan bij Europese en nationale wetgeving ter bescherming van bedrijfsgeheimen, waaronder de Richtlijn bedrijfsgeheimen en de nationale implementatie daarvan. Organisaties worden aangemoedigd periodiek risicoanalyses uit te voeren en de regels aan te passen aan technologische veranderingen en samenwerkingen. Ze hebben ook raakvlakken met privacy- en arbeidswetgeving.

Implementatie vereist duidelijke governance, betrokkenheid van IT, HR en management en een cultuur van vertrouwelijkheid. Door regelmatige training, duidelijke exit- en vendor-managementprocessen en een helder sanctiebeleid wordt de effectiviteit vergroot en wordt onrechtmatige openbaarmaking of misbruik van bedrijfsgeheimen voorkomen.