Archiveringsproces

Archiveringsproces, in het Nederlands vaak aangeduid als beheer van archieven of records management, is het geheel van activiteiten gericht op het vastleggen, classificeren, bewaren en toegankelijk maken van documenten en records over de levensduur van een organisatie. Het doel is authenticiteit, integriteit en vindbaarheid te waarborgen, terwijl naleving van wettelijke, beleidsmatige en privacy-eisen wordt bevorderd.

Belangrijke fasen zijn onder meer: inventariseren van de aanwezige documenten en digitale bestanden, het selecteren van records die bewaard moeten blijven, en het classificeren en taggen met metadata zodat vindbaar en herbruikbaar blijven. Vervolgens volgen het beschrijven (registreren van welke informatie waar te vinden is), het toepassen van bewaartermijnen en vernietigingsbeleid, en het vastleggen van verantwoording en toegangsbeperkingen.

Bij bewaring gaat het om zowel fysieke als digitale opslag; in beide gevallen is metadata en een logistieke structuur cruciaal. Bij digitaal archiveren komen uitdagingen zoals formatobsolescentie en bit rot aan bod, waarvoor migratie van bestanden, emulatie en checksum-controles worden toegepast. Een robuust archiveringsbeleid sluit ook privacy- en beveiligingsmaatregelen in, met duidelijke rollen en toegangsrechten.

Internationale kaders zoals ISO 15489 voor records management en OAIS-gedachte helpen bij het opzetten van processen en functies. In de Nederlandse context spelen de Archiefwet en interne bewaar- en vernietigingsregels een rol. Een effectief archiveringsproces vereist samenwerking tussen archivisten, informatiebeheerders en business owners en resulteert in betrouwbare, toegankelijke en conforme archieven.