Afsprakenbeheer

Afsprakenbeheer is het proces van plannen, boeken en beheren van afspraken en overeenkomsten binnen een organisatie. Het omvat het bepalen van beschikbaarheid, het registreren van boekingen en het volgen van wijzigingen, en wordt toegepast in sectoren zoals gezondheidszorg, dienstverlening en onderwijs.

Het doel is efficiënte planning, transparantie en maximale benutting van beschikbare capaciteit. Kernprocessen zijn het vaststellen van beschikbaarheid, het openen van boekingskanalen (online portaal, telefoon, balie), het bevestigen van afspraken, het verzenden van herinneringen, en het afhandelen van wijzigings- en annuleringsverzoeken.

Daarnaast omvat afsprakenbeheer wachtlijsten, herplanning bij afwezigheid en de integratie met overige systemen zoals elektronische patiëntendossiers, CRM en ERP. Resourcebeheer speelt een rol bij toewijzing van teams, zalen, apparatuur en andere faciliteiten.

Het werkproces in organisaties omvat meestal intake, aanmaken van de afspraak, beschikbaarheidscontrole, bevestiging en notificatie, inchecken bij aankomst, en handling van no-shows. Na de afspraak kunnen facturering, verslaglegging en follow-up plaatsvinden.

Technologisch wordt afsprakenbeheer ondersteund door softwareoplossingen en cloudplatforms. Uitwisseling met andere systemen vindt vaak plaats via API's en kalenderstandaarden zoals iCal. Privacy en beveiliging zijn belangrijk vanwege persoonlijke gegevens en wettelijke vereisten zoals GDPR.

Voordelen zijn onder meer minder leegloop van agenda’s, betere klanttevredenheid en efficiënter gebruik van personeel en ruimten. Uitdagingen zijn onder meer no-shows, over- of underbooking, complexe afhankelijkheden tussen resources en zorgen over privacy en toegankelijkheid.