inkoopvoorwaarden

Inkoopvoorwaarden zijn de afspraken waaronder een organisatie goederen of diensten aanschaft en levert. Ze kunnen bestaan uit generieke voorwaarden die een koper bij alle leveranciers hanteert, of uit specifieke voorwaarden die gelden voor een individuele overeenkomst. Veel organisaties hanteren Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV) of Leveringsvoorwaarden die van toepassing zijn op opdrachten aan leveranciers, zowel bij aanbestedingen als bij directe inkoop. Deze voorwaarden vormen samen met de uitvraag, de offerte en de order de contractuele basis van de relatie tussen koper en leverancier.

Een set inkoopvoorwaarden bevat doorgaans onderwerpen zoals betalingsvoorwaarden, leveringstermijnen en -punten, prijsafspraken en prijsherzieningen, acceptatie- en toetsingscriteria, garantie en aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en vertrouwelijkheid, privacy en gegevensbescherming, onderhoud en service, risicoverdeling, overmacht, beëindiging en wijzigingsprocedures, en het toepasselijke recht en de bevoegde rechter. Ook worden vaak eisen gesteld aan kwaliteit, veiligheid en milieukaders, en aan eventuele keurmerken of normen die gelden voor het product of de dienst.

Inkoopvoorwaarden kunnen door de koper zijn opgesteld en voor leveranciers bindend zijn na acceptatie, bijvoorbeeld door ondertekening of door uitvoering van de opdracht. In publiekrechtelijke inkoop en bij contractuele aanbestedingen gelden extra regels over transparantie, non-discriminatie en mededinging. Bij inkoop op basis van frameworks of raamovereenkomsten kunnen specifieke ordervoorwaarden aanvullend zijn.

Praktisch gezien dienen inkoopvoorwaarden te zorgen voor duidelijkheid, rechtszekerheid en risicobeperking. Ze dienen binnen redelijke grenzen te zijn, aansluiten op de relevante wet- en regelgeving en eerlijk en redelijk te zijn jegens de leverancier. Periodieke herziening en afstemming met juridische en inkoopafdelingen helpt onduidelijkheden en rechtsrisico’s te voorkomen.

---