documentbeoordelingen

Documentbeoordelingen zijn systematische processen om documenten te evalueren op hun kwaliteit, juistheid, volledigheid, conformiteit, relevantie en leesbaarheid. Ze maken deel uit van document governance, kwaliteitszorg en complianceprocessen in organisaties.

Een beoordelingsproces omvat meestal planning, selectie van documenten, vaststellen van beoordelingscriteria, toewijzing van beoordelaars, uitvoering van de beoordeling met behulp van checklists, en het samenvoegen van feedback. Na de beoordeling volgt revisie en goedkeuring; besluiten zoals goedkeuring, goedkeuring onder voorbehoud, of afwijzing met verzoek tot herziening worden vastgelegd in een audittrail.

Mogelijke criteria: nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie, samenhang, tijdigheid, traceerbaarheid, leesbaarheid, toegankelijkheid, privacy en beveiliging, en naleving van relevante normen en regelgeving. Methoden: peer review, redactionele review, vakinhoudelijke review, formele review, en geautomatiseerde controles op metadata, versies en plagiaat.

Belanghebbenden zijn auteurs, redacteuren, beoordelaars, managers, compliance-officers en auditors. Doeleinden: verbeteren kwaliteit, waarborgen betrouwbaarheid en voldoen aan wettelijke vereisten.

Uitkomsten: goedgekeurd, goedgekeurd met aanpassingen, afgewezen, of vereist update. Elke beslissing wordt met redenen omkleed en in een documentatiellog vastgelegd.

Kaders en best practices: afstemming op interne beleidslijnen; gebruik van checklists; duidelijke roltoewijzing; traceerbare versiebeheer; heldere deadlines; transparante feedback.